○清里町農業委員会文書編纂保存規程

昭和44年4月1日

規程第2号

(目的)

第1条 この規程は、文書の編集、保存年限、整理保管についての手続等を定めることを目的とする。

(文書の意義)

第2条 この規程で「文書」とは、完結した文書及び帳簿をいう。

(年限の区分)

第3条 文書は、次の4類の保存年限に区分して保存しなければならない。

(1) 第1類 永久保存

(2) 第2類 10年保存

(3) 第3類 5年保存

(4) 第4類 2年保存

2 保存年限は、会計年度に属するものは、その翌年度から、その他のものは完結の翌年より起算する。

(保存の区分)

第4条 文書は、暦年(会計に関するものは、会計年度)により区分し、別表の類目及び保存年限により、編集しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず数年にわたる事件に関する文書は、事件の完了の年に編集しなければならない。

(類目の多岐にわたる文書)

第5条 類目の多岐にわたる文書は、その主な類目に編入し、その写書を各関係文書に編入しなければならない。

2 前項の規定により写書を編入した場合は、その写書の欄外に原書の所在を記載しなければならない。

(例規の整理)

第6条 「例規」の表示がある通達、その他将来の事務の基準となる文書は、例規綴に編集、かつ常に加除整理をして現行内容を明確にしておかなければならない。

2 町の条例、規則、規程その他町の事務に関する例規は、「清里町例規集」として別に編集しなければならない。

(保存)

第7条 文書の編纂を了したときは、遅滞なく定められた場所に保存しなければならない。

(文書の借覧)

第8条 文書は、借覧しようとするときは、事務局に請求し、事務局長の指示を受けなければならない。

2 借覧文書は、庁外に持出し、又は転貸してはならない。

3 借覧文書は、抜転、又は追補若しくは訂正することはできない。

第9条 部外者であつて文書の閲覧、又は謄写をしようとするときは、会長の許可を受けなければならない。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

別表

第1類

(永久保存)

第2類

(10年保存)

第3類

(5年保存)

第4類

(2年保存)

例規

議決書

議事録

許可指令書

辞令簿

給与関係書類

委員の身分に関する書類

職員の身分に関する書類

備品台帳

図書台帳

農業者年金台帳

選挙に関する書類

各種補助金関係書類

農業者年金関係書類

農業金融関係書類

会議書類

委員会参考資料

各種証明書類

予算経理に関する書類

予算編成に関する書類

雑件書類

清里町農業委員会文書編纂保存規程

昭和44年4月1日 規程第2号

(昭和44年4月1日施行)