○清里町電子計算組織管理運営規程

平成6年5月20日

規程第1号

(趣旨)

第1条 この規程は、清里町電子計算処理に係る個人情報の保護に関する規則(平成6年規則第6号。以下「規則」という。)に基づき、電子計算組織の管理運営に関し、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は当該各号に定めるところによる。

(1) 電子計算組織 電子計算機を使用し、定められた処理手順に従い一連の情報処理を自動的に行う組織

(2) 記録媒体 磁気テープ、磁気ディスク、光カード等の情報を記録する媒体及び装置

(3) 磁気記録 磁気テープ、磁気ディスク等の磁気記録媒体に蓄えられた情報

(4) ドキュメント システム設計書、操作手引書等の電子計算処理の要領を定めた文章および仕様書

(5) データ 電子計算処理にかかる入出力帳票、磁気記録、光カード及びその他の媒体に記録されている情報

(6) 磁気ファイル 電子計算処理を行うため、磁気テープ等に記録された情報の集合物

(電子計算組織の管理者等)

第3条 町長は、電子計算処理するデータ及び機器を的確に管理するため、総務課長をデータ総括管理者(以下「総括管理者」という。)とする。

2 町長は、業務主管課で処理するデータを的確に管理するため、電子計算処理に係る業務の主管課長をデータ保護管理者(以下「保護管理者」という。)とし、各主管課に設置している端末機の管理者とする。

3 総括管理者及び保護管理者は、直接電子計算機を操作する者並びにデータを取り扱う者を取扱員として指定する。

(業務適用の要件)

第4条 電子計算機を利用して処理する業務は、次の各号の一に該当するものでなければならない。

(1) 事務処理の正確化、迅速化及び管理効果の向上が期待できるもの

(2) 事務の簡素化、合理化が期待できるもの

(3) 町民の福祉の増進、町民サービスの向上等が期待できるもの

(個人情報開示の申出)

第5条 規則第9条の規定に基づき、自己に関する記録内容(以下「記録内容」という。)について、開示の申出をしようとする者は、個人情報開示申出書(別記第1号様式)を町長に提出しなければならない。

2 町長は、前項の申出があつたときは、記録内容を個人情報開示書(別記第2号様式)により開示しなければならない。

(個人情報の訂正又は削除の申出)

第6条 規則第10条の規定に基づき、記録内容について訂正又は削除の申出をしようとする者は、個人情報訂正(削除)申出書(別記第3号様式)町長に提出しなければならない。

2 町長は、前項の申出があつたときは、その内容を調査し誤りがあると認められるときは速やかにこれを訂正又は削除し、個人情報訂正(削除)通知書(別記第4号様式)により本人に通知しなければならない。

(事務を委託する場合の措置)

第7条 町長は、規則第12条ただし書きの規定により、電子計算処理業務を外部に委託しようとするときは、次の各号に掲げる事項を委託契約に定めるものとする。

(1) データの秘密保持に関する事項

(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項

(3) 指示目的以外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項

(4) データの複写及び複製の禁止に関する事項

(5) 事故発生時における報告義務に関する事項

(6) 委託先における報告義務及びデータ保管並びに廃棄に関する事項

(7) 前各号に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項

(8) その他町長が特に必要があると認める事項

(業務の適用)

第8条 新たな業務を電子計算機で処理しようとする主管課長等は、電子計算処理業務依頼書(別記第5号様式)を総括管理者に提出しなければならない。

2 総括管理者は、前項の規定により依頼書が提出されたときは、関係課と協議の上その結果を電子計算処理業務通知書(別記第6号様式)により当該主管課長等に通知するものとする。

(既適用業務の一部変更等)

第9条 すでに電子計算機で処理されている業務で制度の改正又は事務改善等のため、処理システムの一部を変更しようとするときは、前条の規定を準用する。

(個人情報の帳票処理)

第10条 電子計算組織に記録されている個人情報を事務処理のため、帳票処理することを必要とする主管課長等は、総括管理者に帳票処理依頼書(別記第7号様式)を提出しなければならない。

(正確性の確保)

第11条 個人データを利用して事務を処理する主管課長等は、その事務の遂行に当たって、個人データの誤りを発見したときは、当該個人データを管理する保護管理者に個人データ修正票(別記第8号様式)によりその旨を通知しなければならない。

2 保護管理者は、前項の通知を受けたときは、ただちに内容を調査し、その事実が確認された場合、訂正する等個人データの正確性の確保に努めなければならない。

(管理)

第12条 総括管理者は、ドキュメントを整理し、所定の場所に保管しなければならない。

2 ドキュメントを外部に持ち出し、又は複写しようとする者は、総括管理者の承認を受けなければならない。

3 総括管理者は、磁気記録を台帳(別記第9号様式)により記録し、所定の場所に適切に保管し、管理しなければならない。

(個人情報の提供)

第13条 電子計算組織に記録されている個人情報の提供を受けようとする主管課長等は、当該業務の保護管理者に帳票出力依頼書(別記第10号様式)を提出しなければならない。

(時間外使用)

第14条 電子計算機の時間外使用をしようとする主管課長等は、電算機時間外使用伺書(別記第11号様式)により、事前に総括管理者の承認を得て使用しなければならない。

2 前項の規定により承認を受けて使用する取扱員は、使用後において電子計算装置の電源のしや断等の処理をしなければならない。

(電算室の責任者)

第15条 総括管理者は、電子計算機室(以下「電算室」という。)に設置されている電子計算組織及び磁気記録等の適切な管理を行うために、電算室の責任者を兼ねるものとする。

(入退室の管理)

第16条 総括管理者は、電算室への部外者の立ち入り許可、入退室の記録、職員の立会等につき必要な措置を講じなければならない。

(事故発生時の対策及び措置)

第17条 総括管理者は、事故発生時の対策について必要な事項を定め、関係職員が速やかに適格な措置を講ずることのできるよう随時訓練しなければならない。

2 電算機の取扱員は、事故が発生したときは、速やかに事故状況を総括管理者に報告しなければならない。

3 総括管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに事故の被害状況などを調査し、復旧のための措置を講じなければならない。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成20年規程第3号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

清里町電子計算組織管理運営規程

平成6年5月20日 規程第1号

(平成20年4月1日施行)