○清里町議会事務局文書編集保存規程

昭和34年8月15日

規程第2号

(目的)

第1条 この規程は、文書の編集、保存年限、整理保管についての手続等を定めることを目的とする。

(文書の意義)

第2条 この規程で「文書」とは、完結した文書及び帳簿をいう。

(年限の区分)

第3条 文書は、次の4種の保存年限に区分して保存しなければならない。

(1) 永久

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

2 保存年限は、会計年度に属するものはその翌年度から、その他は完了の翌年から起算する。

(保存の区分)

第4条 文書は、歴年(会計に関するものは会計年度)により区分し、別表の類目及び保存年限により編集しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず数年にわたる事件に関する文書は、事件の完了の年に編集しなければならない。

(類目の多岐にわたる文書)

第5条 類目の多岐にわたる文書は、その主な類目に編入し、その写書を各関係文書に編入しなければならない。

2 前項の規定により写書を編入した場合は、その写書の欄外に原書の所在を記載しなければならない。

(例規の整理)

第6条 「例規」の表示がある通達、その他将来の事務処理の基準となる文書は、例規綴に編集、かつ、常に加除訂正をして現行内容を明確にしておかなければならない。

2 町の条例、規則、規程その他町の事務に関する例規は、「清里町例規集」として別に編集しなければならない。

(附属文書)

第7条 文書に附属する図面等であつて本書にあわせつづりがたいものは、分離して編集し前条の規定に準じて保存しなければならない。

(文書の装てい)

第8条 文書には、表紙(別記第1号様式)及び目次(別記第2号様式)を附さなければならない。但し、年保存の文書については、目次を省略することができる。

(保存)

第9条 文書の編集を了したときは、保存簿(別記第3号様式)に登載し、定められた場所に保存しなければならない。

2 前項の保存場所は、別に定める。

(廃棄)

第10条 保存年限の満了した文書は、廃棄処分処理簿(第4号様式)に登記し、議長の決裁を得て処理するものとし、他に内容を漏らすことによつて支障を生ずると認められるものは、焼却その他の処置を講じなければならない。

(文書の借覧)

第11条 文書を借覧しようとするときは、事務局に請求し、事務局長の指示を受けなければならない。

2 借覧文書は、庁外に持出し、又は転貸してはならない。

3 借覧文書は、抜取又は追補若しくは訂正することができない。

(部外者の閲覧)

第12条 部外者であつて文書の閲覧又は謄写をしようとするときは、議長の許可を受けなければならない。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

別表

文書編集類目及び保存年限表

区分

類目

処理

保存年限

庶務

例規

条例、規則、規程

一括

永久

例規集

 

全国町村議長会諸規程

 

全道町村議長会諸規程

 

網走町村議長会諸規程

 

議員

議員録(履歴、就任、辞職、褒賞、懲罰その他要職)

任期毎

永久

会議

全国町村議長会書類

歴年

5年

全道町村議長会書類

網走町村議長会書類

事務局長会議職員研修会書類

儀式

祝辞、弔辞、儀式、慶弔に関する書類

歴年

3年

経理

備品台帳

一括

永久

図書台帳

職員

辞令簿

一括

永久

履歴書

陳情

議会関係陳情書類

任期毎

永久

文書

職員の任免、賞罰及び身分に関する書類

一括

永久

議会の諸規程の制定改廃に関する書類

庶務に関する書類(諸台帳を含む。)

歴年

3年

庶務雑件書類

日誌

処務日誌

刊行

官報、公報

議事

招集

招集、告示、通知書

歴年

5年

議案

議案、決議案、意見案、書類

10年

請願等

請願、陳情に関する書類

歴年

5年

議決

議決書

永久

会議録

会議録

選挙

議会における選挙に関する書類

任期毎

5年

文書

町政の調査に関する書類

歴年

5年

その他議会審議参考資料に関する書類

3年

議事に関する書類

報告

諸議決報告に関する書類

歴年

5年

委員会

招集付議事件処理に関する書類

公聴会

開催公示、公述人選定通知報告

報告

委員会審査及び調査報告

会議録

委員会会議録

永久

清里町議会事務局文書編集保存規程

昭和34年8月15日 規程第2号

(昭和34年8月15日施行)