○清里町議会事務局処務規程

昭和34年8月15日

規程第1号

第1章 総則

(この規程の目的)

第1条 この規程は、清里町議会事務局の処務に関し必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の意義)

第2条 この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 「町」清里町をいう。

(2) 「役場」清里町役場をいう。

(3) 「議会」清里町議会をいう。

(4) 「事務局」清里町議会事務局をいう。

(5) 「事務局長」清里町議会事務局長をいう。

(6) 「職員」清里町議会事務局職員をいう。

(7) 「文書」清里町議会事務局において接受し、発送し、又は保管するすべての公文書(官報、公報その他の刊行物を含む。)及び簿冊類をいう。

(職員)

第3条 事務局に次の職員を置く。

(1) 事務局長

(2) 主査

(3) 書記

2 前項に規定するもののほか、必要があるときは、嘱託職員及び臨時職員を置くことができる。

(職務)

第3条の2 事務局長は、議長の命を受け議会の事務を掌理し、事務局の職員を指揮監督する。

2 事務局長に事故あるときは、主査がその職務を代行する。

3 職員は、上司の命を受け事務に従事する。

(事務分掌)

第3条の3 事務局の事務分掌は、次のとおりとする。

(1) 文書の収受、発送、編纂及び保存に関すること

(2) 公印に関すること

(3) 各種統計、資料の調査及び情報の収集整備に関すること

(4) 議会関係予算に関すること

(5) 条例、規則及び規程等の制定改廃に関すること

(6) 儀式、交際及び各種行事に関すること

(7) 議場その他議会関係各室の管理に関すること

(8) 議員の身分及び公務災害に関すること

(9) 議員の報酬及び費用弁償に関すること

(10) 議員共済会に関すること

(11) 議員会に関すること

(12) 議長会及び事務局長会に関すること

(13) 議会の本会議、委員会及び公聴会に関すること

(14) 議員協議会及び委員会協議会に関すること

(15) 議案、請願、陳情及び意見書等に関すること

(16) 議会において行う選挙に関すること

(17) 議決及び決定事項の通知及び報告に関すること

(18) 会議の傍聴に関すること

(19) 会議録、記録等の調製に関すること

(20) 議会広報の発行に関すること

(21) 図書物品の管理に関すること

(22) その他議会に関すること

(事務の分担)

第4条 職員の事務の分担は、事務局長が定める。

(処務日誌)

第5条 事務局長は、処務日誌を備え、これに議員の動静並びに事務局における事務処理の要領を毎日記録しなければならない。

第2章 事務の専決及び代決

(事務の決裁)

第6条 議会の事務は、議長が決裁する。

(代決等をした事務の後閲)

第7条 事務局長は、代決若しくは代理をした事務については軽易な事項を除き後閲に供しなければならない。

(事務局長の専決事項)

第8条 次の事項は、事務局長において専決することができる。

(1) 職員の諸給与に関すること

(2) 職員の出張及び時間外に関すること

(3) 職員の休暇及び旅行の許否に関すること

(4) 予算内の物品購入、備品の修繕、諸車の借上その他支出に関すること

(5) 議案その他の印刷並びに議会資料配布に関すること

(6) その他軽易なる事項に関すること

第3章 事務の処理

第1節 収受文書の処理

(文書の受付及び配付)

第9条 到着文書の受付及び配付は、次の各号の定めるところによる。

(1) 一般文書は、開封の上文書欄外に所定の受付印を押捺し事務局長を経て議長の閲覧に供しなければならない。

(2) 電報は、電信処理票により処理しなければならない。

(3) 親展文書及び秘密文書は、封緘のまま親展文書配付簿に記載し、議長及び副議長あてのものは事務局長に、その他のものは名あて人に交付してその受領印を受けなければならない。

(4) 現金、金券等は、金券交付簿に記載し、議長及び副議長あてのものは事務局長に、その他のものは名あて人に交付してその受領印を受けなければならない。

(口頭及び電話による収受事項の処理)

第10条 口頭又は電話によつて受理した事件は、口頭(電話)処理票に記載して前条第1号に定める手続をとらなければならない。

(訴訟、訴願書、異議申立書等の収受)

第11条 訴訟書、訴願書、異議申立書、その他収受の日時が権利の消長に関係のある文書は、その封皮に「収受の日時」を記入し取扱者がこれに印を押してその文書に添付しておかなければならない。

第2節 文書の処理

(処理の原則)

第12条 文書を受理したときは、事務局長は自ら処理するものを除き、職員にその処理の要領を指示して処理させなければならない。

2 受理した事件は、直ちに調査し特別の事由があるものを除き即日処理しなければならない。

3 前項の事件で重要又は異例のものについては、事務局長はその処理につきあらかじめ議長の指揮を受けなければならない。

(緊急処理の特則)

第13条 緊急な事件で正規の手続きによつて起案するいとまがないときは、上司の指示を受け便宜処理をすることができる

2 前項の規定により便宜処理をした事件は、処理後直ちに正規の手続きをとらなければならない。

(発送文書)

第14条 発送を要する文書は、決裁文書によつて浄書、校合し、決裁文書の所定欄に発送日を記入して取扱者が印を押さなければならない。

(特定文書の取扱)

第15条 庁内若しくは、近くの官公署に送付し、又は直接本人に交付する文書は、送達簿によつて送付又は交付して受領印を受けなければならない。

2 速達又は親展等を要する文書は、その文書及び封皮に「速達」又は「親展」等の表示をして発送しなければならない。

3 金券、有価証券その他これに類する文書又は物件は、書留郵便によつて発送しなければならない。ただし、送達簿により直接名あて人に送達する場合はこの限りでない。

第3節 文書の方式

(令達の種類)

第16条 令達の種類は、次のとおりとする。

(1) 告示 町内の全部又は一部に公示するもの

(2) 達甲 議会の内部又は職員に対して発する指示、命令等で将来例規となるもの

(3) 達乙 議会の内部又は職員に対して発する指示、命令等で一時又は一事件に限つて指揮命令するもの

(4) 達丙 法人その他の団体及び個人に命令するもの

2 令達は、令達番号簿により令達の種類ごとにその番号、年月日及び件名を登記しなければならない。

3 前項の番号は、歴年による一連番号とする。

(文書の署名)

第17条 文書の署名は、次の各号によるものとする。

(1) 一般文書は、議長の職名及び氏名を用いる。ただし、都道府県、市町村等地方公共団体との間に往復するもの又は軽易なものについては、議長の職名又は議会名を用いること。

(2) 議会の議決又は委員会条例の規定によつて委員会又は委員会名をもつて発送する文書は、当該委員会又は委員長の職氏名を用いること。

(公印)

第18条 発送文書には、清里町議会公印規程(昭和34年清里町規程第3号)の定めるところにより「公印」を押さなければならない。

第4節 文書の整理及び保存

(文書の編集)

第19条 完結文書は、直ちに編集整理するものとし、その保存並びに整理編集の手続きについては別に定める規程により処理しなければならない。

(文書の取扱心得)

第20条 すべて文書は、事務局長の指示を受けなければこれを他人に示し又は内容をもらし若しくはその謄本を他人に与えてはならない。事務局外に持出すことも同じとする。

第5節 物品取扱

(図書備品台帳の整備)

第21条 事務局に備品台帳、図書台帳を備え、その保管整理をしなければならない。

第4章 服務

(出勤)

第22条 職員は、出勤時限までに登庁し、自ら出勤簿に押印しなければならない。

(本会議における服務)

第23条 会議に出務を命ぜられた職員は、次の各号に掲げる事項を守らなければならない。

(1) 議員の出席数を常に明確にしておくこと

(2) 議場の閉鎖及び開鎖に注意すること

(3) 議事記録を誤らぬよう注意すること

(4) 前各号のほか特に命ぜられたことを守ること

(委員会における服務)

第24条 委員会に出務を命ぜられた職員は、委員会の開会、閉会の日時及び出欠席委員の氏名並びに会議の要領を録取しなければならない。

(欠勤等)

第25条 職員は、病気その他の事由により出勤時限までに出勤できないときはその旨を事務局長に届出なければならない。

2 職員は、執務時間中に外出し、又は病気若しくは已むを得ない事故により退庁時限前に退出しようとするときはその事由を事務局長に届出て承認を受けなければならない。

(退庁の場合の注意)

第26条 職員は、退庁の際はその所管文書及び物品を必ず所定の場所に整理し、不在中の処理に支障がないようにしておかなければならない。ただし、当直員の監守すべきものはこの限りでない。

(火気の取締)

第27条 職員は、退庁後又は休庁日に出勤したときはその登庁及び退庁の旨を当直員に告げ退庁のときは火気の取締をして当直員に引き継がなければならない。

(出張)

第28条 職員の出張は、出張命令簿をもつて命ずる。

2 職員は、出張を終つて帰庁したときは上司に随行の場合を除き、直ちに復命書を提出しなければならない。ただし、軽易な事件については口頭をもつて足りる。

(当直心得)

第29条 職員は、役場において当直勤務に服するときは町長の定める当直心得に従わなければならない。

(非常災害)

第30条 庁舎及びその附近に火災その他非常事変が発生したときは、職員は直ちに登庁しなければならない。

第5章 補則

第31条 この規程に定めるものを除くほか、事務局の処理並びに職員の服務に関しては、町長の事務部局の例による。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和54年議会規程第1号)

この規程は、昭和54年7月10日から施行する。

附 則(平成20年議会規程第1号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

清里町議会事務局処務規程

昭和34年8月15日 規程第1号

(平成20年4月1日施行)

体系情報
第2編 議  会
沿革情報
昭和34年8月15日 規程第1号
昭和54年7月10日 議会規程第1号
平成20年3月13日 議会規程第1号